Tổ Chức Sự Kiện

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … Tổ chức sự kiện nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Những sự kiện phổ biến thường được tổ chức như: Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng, hội thảo chuyên đề, tiệc tất niên/tân niên, tổ chức giới thiệu sản phẩm, roadshow, Tổ chức khai trương, khánh thành,…

Những loại hình tổ chức sự kiện

Sự kiện có thể thuộc vào rất nhiều các lĩnh vực khác nhau như văn hóa, nghệ thuật, du lịch, chính trị, khoa học,…Tất cả các lĩnh vực đều có những sự kiện riêng, mang tính chất khác nhau và có những quy trình tổ chức khác nhau.

Tổ chức khai trương, khánh thành

Lễ Khai Trương có thuật ngữ tiếng anh là Grand Opening là sự kiện đầu tiên của doanh nghiệp, cửa hàng, chi nhánh, showroom đánh dấu sự xuất hiện ra mắt với công chúng.

Lễ khánh thành là nghi thức cắt băng để chúc mừng cho một công trình mới hoàn thành, thường xuất hiện nhiều trong lĩnh vực xây dựng.

Thông thường 2 loại hình sự kiện này đi cùng với nhau, vừa để thể hiện tầm quan trọng của buổi lễ, đánh dấu sự hình thành của một cửa hàng, công trình, showroom, xí nghiệp và cũng là dịp để quảng bá thương hiệu, bước khởi đầu cho những thành công phát triển sau này.

Tổ chức hội nghị khách hàng

Sự kiện hội nghị khách hàng thường được tổ chức vào những dịp tổng kết cuối năm hoặc mở đầu năm. Mục đích của sự kiện này chính là để quy tụ khách hàng của một doanh nghiệp lớn nào đó nhằm mục đích họp bàn, giao lưu, tri ân hoặc giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới.

Hội nghị khách hàng giống như một bữa tiệc gala với sân khấu, MC, ca nhạc và bữa tiệc chiêu đãi. Không mang nặng hình thức như hội thảo, hội nghị là bước đệm cho sự hợp tác lâu dài của phía doanh nghiệp với khách hàng, là dịp để doanh nghiệp thể hiện tri ân, cảm ơn với khách hàng và cũng là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, văn hóa doanh nghiệp và các sản phẩm dịch vụ của mình.

Tổ chức hội thảo

Tổ chức hội thảo doanh nghiệp mang tính chất nội bộ, nghiêm túc và tính tập trung cao độ. Đây là sự kiện mà các thành viên trong cùng một tổ chức hoặc khác tổ chức nhưng có cùng một mối quan tâm tới một vấn đề nào đó, cùng quy tụ tại một địa điểm và thời gian nhất định để bàn bạc, tranh luận và giải quyết vấn đề.

Trong buổi hội thảo thường có diễn giả, tài liệu, giấy và bút để tiện cho việc theo dõi và ghi chú.

Ngoài ra, đi cùng với chương trình hội thảo họp thường niên thường sẽ tổ chức thêm tiệc trà Tea break bao gồm bánh ngọt, cafe và trái cây dùng trong giờ nghỉ giữa giờ cho những người tham dự.

Tổ chức họp báo

Hộp báo sẽ được tổ chức khi tổ chức, doanh nghiệp có một vấn đề gì đó cần công bố rộng rãi với công chúng hoặc với giới trong ngành. Mục đích để thông tin tiếp cận được với nhiều người nhất.

Một số lý do nên tổ chức họp báo như:

Họp báo ra mắt phim, truyện, sách, báo
Họp báo ra mắt nhãn hiệu thương hiệu mới
Họp báo giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới
Họp báo giải trình sự việc nào đó
Họp báo gặp fan hâm mộ
…

Tổ chức team building

Hiện nay đang là một xu thế rất hot không chỉ được các doanh nghiệp tổ chức nhiều mà các tổ chức tập thể học sinh sinh viên cũng rất yêu thích. Nói nôm na, team building là hoạt động hỗ trợ xây dựng đội ngũ, bao gồm một chuỗi các trò chơi được mô phỏng theo các tình huống khó khăn trong thực tế, trong công việc hoặc cuộc sống và yêu cầu tập thể cùng lên hướng giải quyết và vượt qua.

Đây là một hoạt động vừa mang tính chất giải trí vừa mang lại rất nhiều lợi ích trong việc xây dựng tinh thần đồng đội và văn hóa doanh nghiệp.

Có 5 loại hình team building chính hiện nay được áp dụng phổ biến nhất:

Team building outdoor: Team building ngoài trời được tổ chức tại không gian ngoài trời như công viên, bãi biển, sân vườn,…
Team building indoor: Là hoạt động team building trong nhà được tổ chứctrong không gian khép kín với sự hỗ trợ của âm thanh ánh sáng.
Amazing race: Là hành trình team building trải nghiệm. Các đội chơi sẽ chạy đua với nhau, vượt qua từng trạm thử thách để đến với chiến thắng cuối cùng.
Du lịch team building: Là hình thức team building kết hợp với chuyến du lịch nhằm tạo phong phú cho chương trình và giải quyết nhiều nhu cầu trong một lúc.
Team building huấn luyện kỹ năng sinh tồn: Địa điểm là các khu rừng nguyên sinh, những hòn đảo ít người hay trên núi, biển thưa vắng. Các đội chơi sẽ được cung cấp một vài dụng cụ thô sơ và yêu cầu vượt qua các thử thách về sinh tồn của BTC để rèn luyện sự kiên trì, vượt khó và giải quyết vấn đề.

Tổ chức tiệc tất niên Year end party

Tiệc tất niên được tổ chức vào dịp cuối năm trước khi doanh nghiệp nghỉ tết Nguyên đán. Sự kiện này được tổ chức dành cho nhân viên, khách hàng và đối tác như một lời cảm ơn tri ân sau một năm làm việc, cống hiến, hợp tác và tin tưởng. Ngoài ra, trong bữa tiệc Year end party này, các doanh nghiệp còn tổng kết lại quá trình hoạt động kinh doanh trong năm qua, vinh danh những cá nhân xuất sắc và những lời chúc mừng năm mới cho toàn thể nhân viên.

Quy trình tổ chức sự kiện

Cũng giống như các hoạt động khác, tổ chức sự kiện cũng cần có một quy trình tổ chứcchung. Và tùy theo đặc điểm của các sự kiện riêng mà linh hoạt thay đổi nội dung cho phù hợp.

Thông thường, mọi sự kiện sẽ được tổ chức theo quy trình 3 bước sau:

Trước khi diễn ra sự kiện

Trước khi diễn ra sự kiện là công tác chuẩn bị cho những hạng mục diễn ra trong sự kiện. Để sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thuận tiện nhất, đơn vị tổ chức sự kiện cần chuẩn bị kỹ những mục sau:

Nhận yêu cầu của khách hàng và xử lý thông tin
Lên kịch bản tổ chức
Chuẩn bị những hạng mục cho sự kiện

En-Spire công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP Hồ Chí Minh

Với nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng cao, các dịch vụ tổ chức sự kiện ngày càng phong phú, đáp ứng được hầu hết các nhu cầu tổ chức khác nhau của khách hàng. Tuy nhiên, chúng tôi hiểu, khi yêu cầu tổ chức một sự kiện, các đơn vị không chỉ mong muốn một chương trình thành công như mong đợi mà hơn thế còn là hiệu quả lâu dài, hiệu ứng ấn tượng và truyền được thông điệp tới tất cả các thành viên tham gia sự kiện.

Quy trình tổ chức sự kiện của En-spire

Nhận yêu cầu, kế hoạch và những mong muốn của khách hàng.
Tư vấn phương án phù hợp nhất cho sự kiện.
Thiết kế kịch bản và trình với phía khách hàng ngay khi ký hợp đồng.
Tính toán chi phí hợp lý nhất cho sự kiện
Chuẩn bị các hạng mục cho tổ chức sự kiện.
Ekip phối hợp thực hiện chương trình

Tại sao lại lựa chọn En-Spire tổ chức sự kiện cho bạn

Lựa chọn En-Spire tổ chức event cho bạn là một lựa chọn đúng đắn bởi 5 giá trị cốt lõi chúng tôi hướng đến:

Sáng tạo
Công bằng
Linh hoạt
Hiệu quả
Chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện không khó nhưng tổ chức thế nào để ấn tượng, mang lại nhiều dấu ấn cho khách mời, góp nhiều lợi ích và giá trị cho doanh nghiệp mới thực sự cần tới những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín như En-Spire